10 เคล็ดลับในการนำเสนองานด้วย
PowerPoint
โดย เจฟฟ์ วูโอริโอ
เจฟฟ์ วูโอริโอ คือนักเขียนและนักประพันธ์อิสระผู้มีประสบการณ์สูงแห่งมลรัฐเมนตอนใต้ งานเขียนของเขามักจะเกี่ยวกับการจัดการธุรกิจขนาดย่อม
การตลาดและเรื่องเกี่ยวกับเทคโนโลยี
ความคิดเห็นสองแง่ของเคอรร์เกี่ยวกับโปรแกรมที่ใช้นำเสนองานและที่เกี่ยวกับกราฟฟิกยอดนิยมของ Microsoft ใน Office Small Business สะท้อนให้เห็นความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในวงการธุรกิจและการเรียนรู้ แม้จะมีหลายคนชื่นชอบ PowerPointเนื่องจากเห็นว่าเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีศักยภาพ
แต่ก็ยังมีอีกหลายคนที่โต้แย้งว่าPowerPoint คืออุปสรรคของการปฏิสัมพันธ์ที่ดี
กล่าวคือ PowerPoint ทำให้การสื่อสารสับสน
บิดเบือนและเป็นไปได้ด้วยความยากลำบาก
แต่ทว่าเคอรร์ได้ชี้แจงไว้ว่า
การถกเถียงกันเรื่องความสามารถและข้อผิดพลาดของPowerPoint นั้นถือเป็นการแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการใช้โปรแกรมเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเราขอนำเสนอวิธีการใช้ PowerPoint ทั้ง 12 วิธี ที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพ
* เชอร์รี เคอรร์ทราบดีว่าการใช้ PowerPoint ในการประชุมธุรกิจนั้นเร้าใจและน่าเชื่อถือมากเพียงใดนอกจากนี้
เธอยังทราบดีว่าหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น อาจจะทำให้สิ่งตรงกันข้ามเกิดขึ้นได้อย่างแน่นอน
1. ยึดมั่นในตนเองเป็นหลัก แต่มีการใช้อุปกรณ์ช่วยเสริม
ความสะดวกง่ายดายในการใช้งาน PowerPoint นั้นอาจเป็นข้อเสียอย่างหนึ่งได้เหมือนกัน แม้ว่า PowerPoint นั้นจะใช้งานได้สะดวกไม่ซับซ้อนและยังสามารถดึงดูดสายตาได้ด้วยสไลด์และกราฟฟิกต่างๆก็ตาม
แต่ขอให้จำไว้ว่ามันไม่สามารถพึ่งตัวมันเองเพียงอย่างเดียวได้ ผู้ฟังนั้นเข้ามาเพื่อจะฟังคุณไม่ได้เข้ามาเพื่อเอาแต่จ้องมองภาพต่างๆที่ปรากฏอยู่บนจอ ดังนั้นนอกจากการทำโปรแกรม PowerPoint ของคุณให้โดนใจแล้ว
ก็ให้แน่ใจด้วยว่าสิ่งที่คุณนำเสนอนั้นก็ไม่ได้ด้อยหรือมีความน่าสนใจน้อยไปกว่ากัน แมทท์ ธอร์นฮิลล์ ผู้อำนวยการสถาบัน Audience First มิดโลเธียน รัฐเวอร์จิเนีย
ซึ่งเป็นธุรกิจให้บริการฝึกอบรมด้านการนำเสนองานได้กล่าวไว้ว่า “PowerPoint ไม่ได้เป็นผู้นำเสนอ แต่ PowerPoint ช่วยสร้างสรรค์ภาพสไลด์ต่างๆ และจงจำไว้ว่าคุณเองเป็นผู้สร้างสไลด์เพื่อสนับสนุนสิ่งที่ตัวคุณเองเป็นผู้นำเสนอ”
* ซานตา อานา
ที่ปรึกษาด้านประชาสัมพันธ์ในแคลิฟอร์เนียกล่าวว่า “PowerPointอาจจะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดที่คุณมี
แต่คุณต้องใช้มันให้ถูกต้องนะ”
2. ทำให้ดูง่ายเข้าไว้
พวกเราเกือบทุกคนต่างเคยได้เห็น PowerPoint และการนำเสนองานต่างๆ
ที่ผู้พูดดูราวกับพร้อมจะขอแต่งงานกับเจ้าของโปรแกรมยังไงยังงั้น กล่าวคือ
เห็นได้ชัดว่าผู้พูดตกหลุมรักลายเส้น สเปเชียลเอฟเฟค และรายละเอียดเล็กน้อยทุกอย่างของโปรแกรมนี้ แต่การนำเสนองานโดยใช้ PowerPoint ที่ได้ผลนั้นต้องเรียบง่าย
แผนภาพต้องเข้าใจได้ง่าย และกราฟฟิกต้องสอดคล้องกับสิ่งที่ผู้พูดกล่าว ผู้เชี่ยวชาญบางท่านแนะนำว่าแต่ละบรรทัดไม่ควรใช้คำเกิน 5 คำ และแต่ละสไลด์ไม่ควรมีข้อความเกิน 5 บรรทัด เคอรร์กล่าวว่า “อย่านำเสนองานที่ใช้คำพูดและกราฟฟิกมากเกินไป และให้ถามย้ำกับตัวเองว่า คุณต้องใส่ทุกอย่างไว้บนหน้าจอจริงๆ หรือ”
3. ใช้ตัวเลขให้น้อยที่สุดบนสไลด์
เสน่ห์ของ PowerPoint คือ
ความสามารถในการนำเสนอความคิดและสนับสนุนคำพูดของผู้พูดได้อย่างแม่นยำ แต่ทว่าอาจจะเป็นเรื่องยาก
ถ้ามีตัวเลขและสถิติที่เข้าใจยากมาเกี่ยวข้อง การนำเสนองานโดยใช้PowerPoint ที่มีประสิทธิภาพส่วนใหญ่จะไม่นำเสนอรูปภาพและตัวเลขให้ผู้ชมมากเกินไป แต่จะนำเสนอข้อมูลดังกล่าวอย่างละเอียดภายหลังในเอกสารที่แจกให้เมื่อสิ้นสุดการนำเสนองาน ถ้าคุณต้องการเน้นข้อมูลสถิติใน PowerPoint
ใน Microsoft Office Small Businessคุณควรจะลองใช้การฟฟิกหรือรูปภาพเพื่อนำเสนอประเด็นดังกล่าว เคอรร์กล่าวว่า “ตัวอย่างเช่น ผมเคยพูดเกี่ยวกับคนไข้ที่ป่วยเป็นโรคอัลไซเมอร์ที่มีอยู่มากมาย
ผมเลือกใช้ภาพถ่ายหญิงชราคนหนึ่งแทนที่จะแสดงตัวเลขต่างๆ บนหน้าจอ”
4. อย่าพูดตาม PowerPoint
ความเคยชินแย่ๆ อย่างหนึ่งที่ผู้ใช้PowerPoint มักทำบ่อยที่สุด
คือ การอ่านตามสิ่งที่ปรากฎบนภาพที่นำเสนอให้ผู้ชมฟัง การกระทำดังกล่าวไม่เพียงแต่จะดูซ้ำซ้อน คือใช้เครื่องเปลี่ยนภาพก็ได้ เหตุผลที่คุณไปยืนอยู่ตรงนั้นคือเพื่อการน้ำเสนอ ไม่ใช่การทำให้เรื่องน่าสนใจดูน่าเบื่อ PowerPoint นั้นจะใช้ได้ดีที่สุดเมื่อมีการใช้คำพูดที่เป็นการกล่าวเสริมหรือวิเคราะห์สิ่งที่ปรากฎบนหน้าจอ
ไม่ใช่การพูดตามเนื้อหานั้นเพียงอย่างเดียว โรเบอร์ตา พรีสกอตต์ จาก The Prescott Group บริษัทที่ปรึกษาเรื่องการสื่อสารในรัฐคอนนเคติคัต กล่าวว่า “แม้ว่าคุณจะใช้ PowerPoint แต่คุณก็ยังต้องสบตากับผู้ชมด้วย เพราะคนเหล่านั้นไม่ได้มาที่นี่เพื่อดูด้านหลังของคุณ”
5. ควบคุมจังหวะจะโคนในการพูด
สิ่งที่อาจเป็นเหมือนกับระเบิดอีกสิ่งหนึ่ง
คือการที่ผู้พูดบรรยายในจังหวะเวลาที่ตรงกันพอดีกับเมื่อหน้า PowerPoint หน้าใหม่โผล่ขึ้นมา การกระทำดังกล่าวจะทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิได้ การนำเสนอผ่านโปรแกรม PowerPoint ที่ดีอย่างลงตัวนั้นควรประกอบไปด้วยการขึ้นหน้าสไลด์หน้าใหม่แล้วเว้นระยะเวลาสักครู่หนึ่งให้ผู้เข้ารับฟังได้มีโอกาสอ่านและคิดตามก่อน
จากนั้นจึงค่อยให้การอธิบายขยายความและให้รายละเอียดว่าสิ่งที่ปรากฏบนจอนั้นคืออะไร
เคอร์กล่าวว่า “มันเป็นเรื่องของจังหวะจะโคน
จงจำไว้ว่าอย่าเริ่มบรรยายทันทีที่สไลด์หน้าใหม่ปรากฏขึ้นมา”
6. พักหน้าจอบ้าง
ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของ PowerPoint ที่โดดเด่นกว่าสินค้าตัวอื่นๆในตระกูล Microsoft Office Small
Business ก็คือ PowerPoint นั้นช่วยเสริมให้คำพูดของผู้พูดมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ผู้มีประสบการณ์ในการใช้ PowerPoint ไม่ได้รู้สึกเขินอายที่จะปล่อยให้หน้าจอว่างเปล่าบ้างในบางโอกาส
การปล่อยให้หน้าจอว่างเปล่าบ้างนั้นไม่เพียงแต่ให้ผู้เข้ารับฟังได้มีช่วงเวลาพักสายตาบ้างเท่านั้นแต่ยังช่วยให้เกิดการเพ่งเล็งความสนใจไปที่การสนทนาระหว่างกัน
ซึ่งจะทำให้การอภิปรายภายในกลุ่มหรือการถาม-ตอบและการสนทนาอื่นๆมีประสิทธิภาพมากขึ้น
7. ใช้สีที่ดูมีชีวิตชีวา
การเลือกใช้แบบตัวอักษร กราฟฟิกและพื้นหลังที่มีความแตกต่างกันอย่างสะดุดตาจะช่วยให้การถ่ายทอดสารและอารมณ์มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
8. ใส่ภาพและกราฟฟิกอื่น ๆ เพิ่มเติมลงไป
อย่าจำกัดงานของคุณเพียงสิ่งที่ PowerPoint มีให้เท่านั้น
แต่ลองหารูปภาพและกราฟฟิกต่างๆจากที่อื่นๆมาใส่ลงไปด้วยเพื่อความหลากหลายและดึงดูดสายตา
รวมถึงวิดีโอด้วย รามอน เรย์
ที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีจากนิวยอร์ค กล่าวว่า “ผมมักจะเสนอคลิปวิดิโอสั้นๆ
หนึ่งหรือสองคลิปทุกครั้งที่มีการนำเสนองาน ซึ่งช่วยให้เกิดอารมณ์ขัน
และลดความตึงเครียดในการสื่อสารด้วย”
9. แจกเอกสารในตอนท้ายสุด ไม่ใช่ในระหว่างการนำเสนอ
บางท่านอาจไม่เห็นด้วยกับผม
แต่ผมคิดว่าคงไม่มีผู้พูดคนใดที่จะอยากพูดในขณะที่ผู้ฟังนั้นมัวแต่ยุ่งอยู่กับการอ่านบทสรุปในเอกสารที่เพิ่งแจกให้
นอกเสียจากว่าการให้พวกเขาได้อ่านรายละเอียดในเอกสารไปด้วยและฟังไปด้วยเป็นเรื่องจำเป็นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้จริงๆ
ดังนั้นรอให้การบรรยายจบก่อนดีกว่าแล้วค่อยแจกเอกสาร
12. ตรวจทานให้ดีก่อนนำเสนอ
จงอย่าลืมคิดด้วยมุมมองของผู้ฟัง กล่าวคือ หลังจากที่คุณร่าง PowerPoint สไลด์ของคุณเสร็จแล้ว
คุณสามารถตรวจสอบงานของคุณได้โดยการลองสมมุติว่าคุณก็เป็นผู้เข้าร่วมคนหนึ่งที่กำลังรับฟังสิ่งที่คุณกำลังนำเสนอ
หากมีจุดไหนที่ยังขาดความน่าสนใจ ทำให้รู้สึกไขว้เขวหรืองุนงง
ก็ให้ทำการแก้ไขปรับปรุงเพื่อให้การนำเสนอของคุณทั้งหมดนั้นมีคุณภาพที่ดีขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น